英語スピーチコンテスト審査員｜依頼連絡･相談から派遣依頼状のサンプルまで

審査員候補者への依頼連絡や派遣依頼状作成のポイントを紹介

コンテストを開催するためには審査員が必要になります。審査の公平性の観点から主催校以外の大学教員に審査員を依頼する場合が多いですが、これには日程等の打診から派遣依頼状の作成・送付まで、諸々のプロセスが必要です。その一連の準備にかかる大まかな流れを紹介し、「依頼を受ける教員側」の目線をふまえて、派遣依頼状作成のポイントを説明します。

審査員の候補が決まったら、まずは早めに連絡を！

審査員の候補者(大学教員)が決まったら、まずは早めに連絡を取りましょう。コンテストが開催される週末は、土曜日でも授業担当のある場合が多いですし、日曜日でも学会や大学行事で予定が埋まることもあります。特にスピーチコンテストが集中する秋は、大学入試で多忙なシーズンでもあります。まずは日程確保のために早めに連絡することが大切です。

最初のコンタクトはメールでの連絡で構いません。ただ、大学のメールアドレスはセキュリティが高く設定されていますので、稀にメールが不着になることがあります。当研究室のような公式サイトの問い合わせページがある場合には、そちらから照会をすると安心です。

メールの件名は空欄にせず、「〇〇大学 英語弁論大会 審査員依頼について(△△杯 実行委員会）」のように簡潔にまとめます。初回のメールに記載しておくと良い項目は以下のとおりです。これらの情報は、依頼された教員が所属大学からの出張許可等を得るにあたっての判断材料になります。

• 大会名：大会の正式名称
• 主催者：主催・後援・協賛者など
• 大会日時：開催年月日・曜日・時間帯
• 開催場所：会場名(必要であれば住所)
• 拘束時間帯：集合時間と解散時間
• 謝金/交通費：支給の有無・金額等
• 窓口担当者：事務連絡をするための担当者情報
• 紹介者：別の教員等から紹介を受けた連絡の場合

照会メールを送る時点で開催時間帯が確定していない場合は、「午前・午後・夕刻」といった大まかな時間帯でも構いません。また、審査員として拘束される時間帯や、謝金・交通費の支給に関する情報は、所属大学への報告に必要な項目ですので漏れなくお知らせください。
(補足) 清水宛にご依頼いただく場合、謝金の多寡が回答に影響することはありませんが、謝金や交通費に関する情報は事務処理上必要になります。

メールでのやりとりで出張日時等の条件が整えば、審査員の予定は「仮押さえ」の状態になります。その後、審査員が所属する本務校宛の「派遣依頼状」を準備して、大学との正式な日程調整に入ります。

派遣依頼状のサンプルを例に必要な情報を整理する

「派遣依頼状」は、主催者が大学宛に審査員の派遣を依頼するためだけではなく、審査員を依頼された教員自身が大学宛に出張申請や兼業申請をする際に必要となる公式文書です。

依頼状の取り扱いは、審査員(教員)経由で大学に申請する場合と、依頼主(実行委員会)が直接「審査員から指示を受けた大学部局」に申請をする場合があります。審査員(教員)経由で大学に申請するケースが多いようですが、メールか郵送かの確認も含めて、依頼状の送付先は審査員の指示を仰いでください。

時折、「派遣依頼状には何を書いたら良いですか」と尋ねられることがありますので、以下に一般的な審査員依頼状のサンプルを作成しました。これをもとに、記載内容を整理していただくと便利です。

※クリックで拡大します。PDF版はこちらからダウンロードできます。

この見本はあくまでも一般的なサンプルです。依頼状の記載内容について審査員から指示があった場合には、それに従って整理・作成する必要があります。以下に、サンプル文書に記した記載項目に関する留意事項を記します。

▶ 宛名(審査員側)と依頼人(実行委員会側)

宛名をどのように記載するかは審査員の指示に従います。大学の場合、「学校法人の理事長宛」「大学の学長宛」「所属する学部長宛(あるいは学科長宛)」などがあります。

サンプルにある「依頼人」は、「〇〇大学 英語研究会」が組織する「大会実行委員会」の「実行委員長」を例にしています。基本的に、この欄には実行委員会の正式名称と代表者名を記入します。

依頼人として記す情報は、あくまでも依頼主である「代表者(実行委員長など)」とするのが原則です。諸々の事務連絡をするための「窓口担当者」は、依頼状の末尾に記載します。

▶ 見出しと本文(依頼文)

見出しは、ひと目で何の依頼かが判読できるように書きます。ここに正式な大会名称を書くと長くなりますので、要点を簡潔にまとめた「英語弁論大会の審査員派遣について（依頼）」という見出しで十分です。

本文は、サンプルを参考に簡単な時候の挨拶と謝辞を書き、「さて、」で依頼文を書き起こします。依頼文には、必ず「大会名」を書き、審査員の氏名には「学部・学科名、肩書き」を併記します。

また、必須ではありませんが、依頼文には「人選の根拠」をひとこと書き添える場合もあります。たとえば「〇〇〇〇教授はスピーチコミュニケーションがご専門であることから、本大会の審査員を依頼させていただきました」などです。

▶ 詳細情報(下記欄)

大会に関する詳細な情報は「下記欄」にまとめて列記します。サンプルに記載の1番～6番にならって記載すれば、必要な情報は網羅されます。

「2. 行事名」には、大会の正式名称を略さず正確に書きます。「4. 場所」については、大学のキャンパスが複数ある場合にはキャンパス名や住所を付記し、審査員の出張先を明確にします。「6. その他」については、拘束時間や追加の条件などがある場合に追記します。

▶ 事務連絡・お問い合わせ先

文書末尾右下に記載するのが「事務連絡先」です。いわゆる「窓口担当者」の情報を記載します。大学名(およびクラブ名)、委員会名、委員会での役職、氏名、電話番号、メールアドレスを記載するのが一般的です。

事務連絡先として個人情報を記載することに懸念がある場合には、部室の電話番号や、大会専用のメールアドレスを記載しても問題ありません。

審査員の依頼は、まず日程調整のメールから始まります。審査員の依頼がスムーズに進み、素晴らしい大会になることを願っています。審査員の依頼について何かご相談などがある時は、いつでもお問い合わせフォームからご連絡ください。皆さんにお会いできる機会を楽しみにしています。